Die formale Gestaltung eines Newsletter hat signifikanten Einfluss auf die Wirkung der Inhalte. Eine eindeutig mit ihrem Unternehmen identifizierbare Absenderadresse ist Voraussetzung, dass der Empfänger sofort weiß wer ihm schreibt. Wenn die Einordnung nicht möglich ist wird er die E-Mail wahrscheinlich löschen. Auf die Betreffzeile fällt der Blick als nächstes. Schreiben sie eine kurze und prägnante Betreffzeile. Die Kunst besteht darin den Leser sowohl zu interessieren als auch das Thema vorzustellen. Zugunsten der Schlüsselwörter können grammatikalische Regeln gebrochen werden. Gerade wenn Betreffzeilen aus technischen Gründen (z.B. Anzeige auf dem Mobiltelefon) nicht vollständig angezeigt werden können ist es wichtig die Wörter mit dem größten Informationsgehalt nach vorne zu stellen. Es ist rechtlich zwingend erforderlich einen Abmeldelink im Newsletter bereitzustellen. Dieser kann entweder im Kopfteil oder Fußteil stehen.
Fazit: Die Einhaltung der Formalitäten trägt zum Erfolg bei.