Wer jetzt an zu viel Aufwand, Stress und Arbeit denkt, kann diesen Gedanken schnell vernachlässigen. Denn die Vorteile, die eine Teilnahme am Rahmenprogramm mit sich bringt, sind um ein Vielfaches größer als die Bedenken. Doch wie sehen die positiven Effekte eines Fachvortrages auf einer Messe eigentlich aus? Zuallererst erhöht ein Vortrag natürlich die Aufmerksamkeit – Geschäftspartner, mögliche Kunden und Journalisten sehen, dass das Unternehmen über großes Know-how und Transparenz verfügt – das bescheinigt dem Unternehmen Qualität und schafft Vertrauen. Die Basis für weitere Gespräche ist damit gelegt.
Frühe Planung ist das A und O
Unternehmen, die einen Fachvortrag halten möchten, sollten darauf achten, die Präsentation möglichst früh zu planen. Denn die Bedingungen, unter denen Vorträge durchgeführt werden, sind von Messe zu Messe unterschiedlich. Während sich Vorträge auf einigen Messen gegen Gebühr buchen lassen, werden bei anderen Messen die Zeiten frei vergeben. Die Themen sind dann früher einzureichen. Ein „Call for Papers“ wird meist für messebegleitende Kongresse lange Zeit im Voraus gestartet, damit anhand der Einsendungen die Referenten ausgesucht werden können.
Unterlagen für Messebesucher
„Ganz oben auf der To-do-Liste für die Messe steht die Einladung von Kunden, Geschäftspartnern und Presse per E-Mail oder Brief“, erklärt Marion Oberparleiter, Inhaberin von KOKON – Marketing mit Konzept!. Darin stellt man zum einen das Thema des Messestandes vor, welches oft um ein neues Produkt gestrickt ist, und zum anderen wird mitgeteilt, wann und wo auf dem Messegelände der Fachvortrag stattfinden wird. Auch am Messestand bietet es sich an, auf den Fachvortrag aufmerksam zu machen, beispielsweise mit einem Plakat oder einem Messeaufsteller. „Ein weiterer extrem wichtiger Punkt ist, auch Pressemappen und Flyer am Messestand vorrätig zu haben, damit sozusagen kein Journalist und kein Kunde mit leeren Händen weiterziehen muss“, ergänzt Marion Oberparleiter. In der Pressemappe sollten sich die neueste Produktmeldung, Informationen zum Unternehmen und ein Abstract über den Fachvortrag befinden. Wer zusätzlich das Bildmaterial auf eine CD packt, erleichtert den Redakteuren die Arbeit ungemein.
Auch anhand des Themas Messen zeigt sich einmal mehr, dass Public Relations mehr ist, als das reine Versenden von Pressemeldungen. Was zählt, ist der persönliche Kontakt zu Redakteuren, Kunden und Partnern, der sich hervorragend über den Weg der Messe ausbauen lässt.